○指宿市文書取扱規程

平成18年1月1日

訓令第11号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受及び配布(第10条―第16条)

第3章 文書の起案(第17条―第29条)

第4章 文書の浄書及び発送(第30条―第36条)

第5章 文書の整理,保存等(第37条―第54条)

第6章 雑則(第55条―第61条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は,別に定めるもののほか,市における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市の職員が職務上作成し,又は取得した公文書(帳簿,図面,フィルム,電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって,職員が組織的に用いるものとして,市が保有しているものをいう。

(2) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(国及び地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)の電子文書交換システムにより電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)が付され交換される電磁的記録をいう。

(3) 文書主管課 本庁にあっては総務部総務課(以下単に「総務課」という。)を,山川支所及び開聞支所にあっては地域振興課をいう。

(4) 文書主管課長 前号に規定する文書主管課の課長をいう。

(5) 文書主管係長 本庁にあっては総務課総務係長を,山川支所及び開聞支所にあっては地域振興課総務係長をいう。

(6) 課長 指宿市組織及び事務分掌等に関する規則(平成18年指宿市規則第4号)第3条から第5条までに規定する課の長並びに第6条に規定する福祉事務所の所長代理及び福祉事務所の事務を所管する課の長をいう。

(7) ファイリングシステム 文書を系統的に整理し,保管し,保存し,又は廃棄する仕組みをいう。

(8) ファイル基準表 課において保管している文書について,当該文書の分類,処理方法,保存年限等の基準を定めた一覧表のことをいう。

(9) 保管 ファイル基準表に基づいて,文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)及び文書上の事務処理が完結していない文書を当該文書に係る事務を所管する課(以下「主管課」という。)のキャビネット又は事務室内の所定の場所に収納しておくことをいう。

(10) 移換え キャビネットの現年度の段に収納している文書を前年度の段に移すことをいう。

(11) 置換え ファイル基準表に基づいて,事務室内に保管している文書を書庫に移すことをいう。

(12) 保存 保管する期間(以下「保管期間」という。)が経過した文書を主管課から文書主管課が引き継ぎ,書庫に収納し管理することをいう。

(平26訓令1・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は,すべて正確かつ迅速に取り扱い,常にその処理経過を明らかにし,事務が効率的に処理されるよう努めなければならない。

2 起案文書は,回議及び合議に必要な余裕をおいて起案し,必要な審査及び協議の機会が失われないようにしなければならない。

(文書主管課長の職務)

第4条 文書主管課長は,その所管に属する文書の管理に関する事務を総括する。

2 文書主管課長は,文書事務の処理状況について必要な調査を行い,その結果に基づいて課長に対し,必要な処理を求めることができる。

(平26訓令1・一部改正)

(課長の職務)

第5条 課長は,その課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように職員を指導監督しなければならない。

(平26訓令1・一部改正)

(ファイリングマネージャー)

第6条 課に,ファイリングマネージャーを置く。

2 ファイリングマネージャーは,課の庶務を担当する係長をもって充て,これに事故があるとき,又は課の配置上やむを得ないときは,課長があらかじめ指定する職員がその職務を代理する。

3 ファイリングマネージャーは,課内における文書取扱いの責任者(起案(伺)書(第1号様式)において「文書取扱責任者」という。)として次の事務を処理する。

(1) 文書の収受,配布に関すること。

(2) 文書の審査

(3) 文書の保管,保存,利用及び廃棄に関すること。

(4) ファイリングシステムの指導,改善,運用及び維持発展に関すること。

(5) ファイル基準表の作成に関すること。

(6) 文書保存箱カードの作成に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか,文書の取扱いに関すること。

(平26訓令1・平30訓令4・一部改正)

(ファイリングクラーク)

第7条 ファイリングマネージャーの事務を補佐させるため,ファイリングマネージャーを置く係以外の各係にファイリングクラークを置く。ただし,課長がファイリングクラークを置く必要がないと認める係についてはこの限りでない。

2 ファイリングクラークは,係内の事務に精通している職員の中から課長が選任する。

3 課長は,ファイリングクラークを選任し,又は変更したときは,速やかに総務課長に報告しなければならない。

4 ファイリングクラークは,ファイリングマネージャーの事務を補佐するとともに,ファイリングシステムの維持管理に努めなければならない。

(平25訓令3・一部改正)

(文書分類)

第8条 文書は,別表第1及び別表第2に定める分類区分に従い,分類整理し,処理するものとする。

(文書の記号及び番号)

第9条 文書(公告を除く。)には,次に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし,記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には,これを省略することができる。

(1) 条例,規則,告示及び訓令には,市名を冠し,総務課に備付けの条例等文書番号簿(第2号様式)によりその種類ごとに番号を付ける。

(2) 前号の文書以外の文書で庁外に発送する文書には,課において次号に規定する記号を付け,課備付けの文書受発簿(第3号様式)により番号を付ける。

(3) 前号の記号は,市名の頭文字の次にその所属する部(支所にあっては支所の頭文字)及び当該課等の頭文字又はこれらの部課を表す文字(頭文字の同じ課等があるときは,その課等を表す適当な文字)を付けるものとする。ただし,これにより難い場合は,文書主管課長の承認を得て,他の記号を付することができる。

(4) 市に到達した文書には,各課において各課備付けの文書受発簿により番号を付ける。ただし,第14条第1号ただし書の規定により文書受発簿への記載を省略した場合は,この限りでない。

2 前項の番号は,同項第1号の文書については暦年,同項第2号及び第4号の文書については会計年度による一連番号とする。

3 課長が文書の内容の種類等に応じ同一番号を用いることが適当と認める文書については,前項の規定にかかわらず,支号簿(第4号様式)により番号を付けることができる。

(平26訓令1・追加)

第2章 文書の収受及び配布

(到達文書の取扱い)

第10条 市に到達した文書は,文書主管課長が受領し,次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 一般文書 封のまま主管課に配布する。ただし,開封しなければ配布先が判明しない文書は開封し,主管課に配布する。

(2) 特殊文書 現金書留又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号。以下「信書便法」という。)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち現金書留に準ずるものとして市長が定めるものは,現金書留等受付簿(第5号様式)に,書留,配達証明,内容証明又は特別送達その他これらに準ずるものとして市長が定めるものの扱いによる郵便物又は信書便法第2条第3項に規定する信書便物(以下「郵便物等」という。)は,特殊文書受付簿(第6号様式)に必要事項を記載の上,主管課に配布し,受領印又は署名を徴する。

(3) 電報及び荷物は,そのまま主管課に配布する。

(4) 2以上の課に関係のある文書は,その関係の最も深い課に配布する。

2 前項第1号の規定により開封した文書に,金券等を同封してあるものについては,封皮にその額等を記載した上,封をして主管課に配布しなければならない。

3 郵便料金又は信書便の役務に関する料金が未払又は不足等の文書は,公務に属すると認めるものに限り,その料金を支払い,収受することができる。

(平19訓令27・一部改正,平26訓令1・旧第9条繰下・一部改正)

(到達文書の取扱いの特例)

第11条 課において,直接受領した文書は,第14条の規定に準じて受け付け,処理するものとする。

(平26訓令1・旧第10条繰下・一部改正)

(勤務時間外の到達文書)

第12条 勤務時間外に到達した文書は,指宿市庁舎警備員服務規程(平成18年指宿市訓令第29号)第5条第5号の規定に基づき,庁舎警備員が受け付け,文書主管課長に引き継がなければならない。

2 前項の規定により受け付けた文書のうち,特に緊急を要すると認められる文書は,文書主管課長に電話連絡をする等適切な方法をとらなければならない。

(平26訓令1・旧第11条繰下)

(総合行政ネットワーク文書の収受)

第13条 総合行政ネットワーク文書の受信は,文書主管課において処理する。

2 文書主管課長は,原則として定時に総合行政ネットワーク文書の着信の状況を確認しなければならない。

3 文書主管係長は,総合行政ネットワーク文書を受信した場合は,次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し,当該文書の発信者に対して,形式上の誤りがない場合は受領通知を,形式上の誤りがある場合には否認通知をそれぞれ送信する。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を,速やかに紙に出力する。

4 文書主管係長は,前項第3号の規定により出力を行った当該文書の余白に電子署名付文書印(第7号様式)を押し,主管課に配布しなければならない。

(平26訓令1・旧第12条繰下・一部改正)

(主管課での受付及び配布)

第14条 ファイリングマネージャーは,毎日午前及び午後それぞれ1回以上文書主管課長が受け付けたその課の所掌する事務に係る文書及び課に直接到達した文書の有無を確認し,当該文書を点検して受領した上で,次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書受発簿に所要事項を記載の上,その事務を担当する係長(以下「主管係長」という。)に配布する。ただし,次に掲げる軽易な文書については,文書受発簿への記載を省略することができる。

 新聞,雑誌その他これらに類する文書

 各種の請求書及び領収書

 図面及び物品の送り状

 その他文書受発簿に記載する必要がないと認められる軽易な文書

(2) 親展文書は,封のまま名あて人に配布する。

(平26訓令1・旧第13条繰下・一部改正)

(配布を受けた文書の処理)

第15条 課長は,配布を受けた文書で,他の所管に属するものがあるときは,直ちに文書主管課長に返送するものとし,各課相互に授受してはならない。

2 主管係長及び担当者は,配布を受けた文書にファイル基準表に定められたファイルコード及び保存年限を記載し,上司の閲覧に供し,その処理について指示を受けなければならない。

(平26訓令1・旧第14条繰下・一部改正)

(緊急又は重要な文書の処理)

第16条 課長は,配布を受けた文書のうち,緊急を要するもの又は重要なもので,市長の指示を受け処理をすべきであると認められるものは,その文書を携行の上,自ら市長の指示を受けなければならない。

(平26訓令1・旧第15条繰下・一部改正)

第3章 文書の起案

(起案)

第17条 文書の起案は,起案(伺)書を用いなければならない。ただし,次に掲げるものについては,この限りでない。

(1) 軽易な事案で,付箋又は文書の余白を利用して処理できるもの

(2) 定例的な事案で,一定の帳票により処理することが適当と認められるもの

2 文書の起案は,次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 内容に適した題名を付けること。

(2) 文書は,簡潔に分かりやすくすること。

(3) 必要により起案理由,関係法令,参考資料を付記し,又は添付すること。

(4) 用字用語は,常用漢字表(平成22年内閣告示第2号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。

(平26訓令1・旧第16条繰下・一部改正)

(公文の種類)

第18条 公文の種類は,次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政行為又は行政行為の効果若しくは事実を公示するもの

 公告 一定の事実を公示するもの

(3) 令達文

 訓令 下級機関に対し,権限の行使について指揮するために発する命令

 指令 住民に対して発する禁止,許可,免除,認可等

(4) その他の公文 通達,通知,照会,回答等

(平26訓令1・旧第17条繰下)

(公文の書式文例等)

第19条 公文の書式及び文例は,別表第3に従い,作成するものとする。

2 公文を作成する際の用紙の規格は,日本工業規格によるA列を使用し,A列4番を標準とする。ただし,次に掲げるものについては,この限りでない。

(1) コンピューター関連帳票

(2) 台帳類

(3) 前2号に掲げるもののほか,市長が特に認めるもの

3 文書は,次に掲げるものを除き,左横書きとしなければならない。

(1) 法令の規定により書式が定められているもの

(2) 他の官公署が書式を定めたもの

(3) 祝辞,賞状,感謝状その他これに類するもの

(平26訓令1・旧第18条繰下・一部改正)

(起案(伺)書の記載)

第20条 文書を起案するときは,起案年月日を記載するとともに次に定めるところにより決裁区分等を記載しなければならない。

(1) 起案(伺)書の決裁区分欄の表示は次のとおりとし,○で囲むこと。

決裁区分

記号

市長

副市長

部長

課長

(2) 起案(伺)書の取扱区分欄の表示は次のとおりとし,○で囲むこと。

文書の区分

取扱区分

議案として提出するもの

議案

公布・公示を要するもの

急を要するもの

至急

(3) 起案(伺)書の分類番号欄及び保存年限欄には,ファイル基準表に定めるファイルコード及び保存年限を記載すること。

(4) 起案文書で他の部・課に合議を要するものは,起案(伺)書の合議欄に,合議先の部・課名を関係の深い順に記載するものとする。

(平19訓令21・一部改正,平26訓令1・旧第19条繰下)

(文書の記名)

第21条 法規文,公示文及び令達文は,市長名をもってしなければならない。

2 その他の公文については,市長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。ただし,文書の性質又は内容により職名及び氏名を記載する必要がないと認められるものについては,市名,市役所名又は職名のみをもってすることができる。

(平26訓令1・旧第20条繰下)

(担当者等の表示)

第22条 発送する文書(以下「発送文書」という。)のうち相手方からの照会等が予想される文書には,文書の末尾に事務担当者の所属,氏名及び電話番号を記載するよう努めなければならない。

2 市長,副市長及び部長の名を用いる発送文書には,文書の日付の下に括弧書きで取扱担当課名を記載しなければならない。

(平18訓令42・平19訓令21・一部改正,平26訓令1・旧第21条繰下)

(文書の審査)

第23条 起案文書のうち市長名をもってする発送文書は,決裁前にファイリングマネージャーの審査を受けなければならない。

2 前項の審査は,起案文書の内容について,適正な文書の決定がなされるよう次に掲げる基準により,実施するものとする。

(1) 関係部,課等合議先の適否について

(2) 文体,用字,用語等について

(3) 様式等書類の形式について

3 前2項による審査の結果,軽易な修正にとどまるものは,修正の上回議し,事案の本質的な修正を要するもの又は改案の必要があるものは,起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

(平24訓令5・一部改正,平26訓令1・旧第22条繰下・一部改正)

(決裁)

第24条 起案文書は,指宿市事務決裁規程(平成18年指宿市訓令第9号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより,決裁を受けなければならない。

(平26訓令1・旧第23条繰下)

(回議)

第25条 起案文書は,起案者から順次直属の上司を経て,決裁者に回議しなければならない。

2 機密文書,重要文書その他これらに類する文書は,起案者又は上司が自ら持参して決裁又は決定(指宿市事務決裁規程第2条第4号に規定する決定をいう。次条において同じ。)を受けなければならない。

(平26訓令1・旧第24条繰下,平28訓令2・一部改正)

(合議)

第26条 起案文書の内容が,他の部又は課が所管する事務に関係がある場合は,当該起案文書を当該関係部又は課に合議(指宿市事務決裁規程第2条第10号に規定する合議をいう。以下同じ。)しなければならない。

2 同一部内の他の課に関係のある事案は,主管課長の決裁又は決定を受けた後,他の課長に合議しなければならない。

3 2以上の部に関連のある事案は,所管の部長の決裁又は決定を受けた後,他の部長に合議しなければならない。

4 前条第2項の規定は,合議について準用する。

5 起案文書の合議を受けた者は,起案文書の内容に異議があるときは,主管課長と協議して調整するものとし,協議が整わないときは意見を付しておかなければならない。

6 合議を受けた部,課は,特別の事情のない限り,直ちに事案を処理しなければならない。

(平26訓令1・旧第25条繰下・一部改正,平28訓令2・一部改正)

(代決及び後閲)

第27条 決裁規程の定めるところにより代決した者は,起案文書の該当押印欄に「代」と記載するものとする。

2 起案文書に押印することとされている者が不在であり,かつ,事案の処理について緊急を要するときは,起案文書の該当押印欄に「後閲」と記載し,決裁を受けることができる。

3 前項の規定により「後閲」とされた文書は,その不在者の登庁後,速やかに閲覧に供しなければならない。

(平26訓令1・旧第26条繰下・一部改正)

(法制上の審査)

第28条 条例,規則,訓令,告示及び公告に関する起案文書又は法令の解釈及び適用に関する重要な起案文書は,総務課総務係に合議し,法制上の審査を受けなければならない。

(平26訓令1・旧第27条繰下,平27訓令8・一部改正)

(決裁文書の処理)

第29条 決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)は,起案者において,速やかに決裁年月日を記入し,施行の手続をとらなければならない。

(平26訓令1・旧第28条繰下)

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第30条 文書の浄書は,主管課で行うものとする。ただし,文書主管課長が特に必要と認める文書については,文書主管課で行うものとする。

2 浄書した文書は,決裁文書と厳密に校合して正確を図らなければならない。

(公印の押印及び電子署名)

第31条 発送文書には,指宿市公印規則(平成18年指宿市規則第11号)の定めるところにより,公印を押さなければならない。ただし,軽易な文書,書簡文等にあっては,公印の押印を省略することができる。

2 前項の規定により,公印の押印を省略したときは,原則として当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 総合行政ネットワーク文書を送信するときは,第1項本文の規定にかかわらず,電子署名を行うものとする。

4 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は,別に定める。

第32条 公印を押すときは,次に掲げる事項について審査しなければならない。

(1) 決裁規程の規定による決裁の有無

(2) 決裁文書と浄書文書の校合の有無

(3) 前2号に掲げるもののほか,公印使用について必要な事項

2 施行する文書に公印を押そうとするときは,決裁文書の所定欄に公印取扱者印を押さなければならない。

(文書の発送)

第33条 文書の発送は,課において直接発送するもののほか,すべて文書主管課において行う。

2 発送文書は,主管課において必要な包装等を行い,あて名及び所管の部・課名を明記し,文書主管課に持参するものとする。

3 大量又は勤務時間外に文書を発送する必要があるときは,あらかじめ文書主管課長に連絡しなければならない。

(平26訓令1・一部改正)

(郵便物等の発送の方法)

第34条 文書主管課において,郵便物等を発送するときは,原則として料金後納の方法によるものとし,これにより難いときは,郵便切手若しくは信書便の役務に関する料金の支払のために使用することができる証票であって市長の指定するもの又は郵便葉書を使用することができる。

2 文書主管課には,郵便切手等受払簿(第8号様式)を備え付けるものとする。

(平19訓令27・一部改正)

(文書の発送日等)

第35条 文書の発送は,休日を除く日に行い,その発送時間は特に緊急を要する場合を除き,次に掲げるところによる。

(1) 郵便又は信書便文書 毎週火曜日及び金曜日の午前11時

(2) 県使送 鹿児島県文書使送計画に定める日時

2 前項の規定により発送する文書は,定刻の1時間前までに文書主管課に提出しなければならない。

(平19訓令27・平26訓令1・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書の浄書,校合及び発送)

第36条 総合行政ネットワーク文書の浄書及び校合については,第30条の規定にかかわらず,総合行政ネットワークの端末機(以下「端末機」という。)への入力をもって浄書とみなし,端末機に入力した内容と決裁原議との確認をもって校合とみなす。

2 総合行政ネットワーク文書の発送は,文書主管課で行うものとし,端末機により送信されたときに発送されたものとみなす。

(平27訓令8・一部改正)

第5章 文書の整理,保存等

(平26訓令1・改称)

(施行済文書の処理)

第37条 施行を終えた文書には,施行を終えた際その年月日を主管課において記載しなければならない。

2 前項の処理を終えた完結文書は,主管課において保管するものとする。ただし,議案に係る文書又は規則,訓令,告示若しくは通達に係る文書は,総務課で保管しなければならない。

(平26訓令1・一部改正)

(文書の整理及び保存)

第38条 文書は常に整理し,重要なものは,非常災害に際していつでも持ち出せるようあらかじめ準備し,紛失,火災,盗難等の予防をするとともに,担当者が不在の場合でも処理経過が分かるようにしておかなければならない。

(ファイリングシステム)

第39条 文書は,ファイリングシステムにより管理しなければならない。ただし,文書主管課長がファイリングシステムにより管理することが適当でないと認めるときは,これ以外の方法により管理することができる。

2 ファイリングシステムの実施方法については,別に定める。

(平26訓令1・一部改正)

(ファイル基準表)

第40条 ファイリングマネージャーは,文書主管課長が定める日までに別表第1及び別表第2に定める基準に従い,当該年度に係るファイル基準表を作成し,文書主管課長に提出しなければならない。

2 ファイリングマネージャー及びファイリングクラークは,前項の規定により作成したファイル基準表について,主管課において保管しているファイル基準表で,その年度内に変更を必要とする事由が生じたときは,その都度訂正しなければならない。

(平26訓令1・一部改正)

(文書の保管)

第41条 完結文書は,ファイル基準表の区分に従い,フォルダー等に収納し,ファイリングキャビネット又は事務室内の所定の場所に保管しなければならない。

2 未完結文書は,懸案ボックスに収納し,ファイリングマネージャーの指示する事務室内の所定の場所に保管しなければならない。

(平26訓令1・一部改正)

(保管文書の移換え及び置換え)

第42条 文書の移換え及び置換えは,年度別に管理する文書については毎年4月末日までに,暦年別に管理する文書にあっては毎年1月末日までに行わなければならない。

2 保管文書の移換え及び置換えの期日については,文書主管課長が定める。

(平26訓令1・一部改正)

(保管文書の置換えの方法)

第43条 ファイリングマネージャーは,保管期間を経過後,保存を必要とする文書を保存満了年月日別に文書保存箱に収納して置換えを行うものとする。

(平26訓令1・一部改正)

(文書の引継ぎ及び保存)

第44条 課長は,前2条の規定により置き換えられた文書を,会計年度によるものはその会計年度の終了した日の属する年の4月末までに,暦年によるものは翌年1月末までに,文書保存箱カードを添えて文書主管課長に引き継がなければならない。ただし,文書主管課長が,文書保存箱に収納して保存することが適当でないと認めるものについては,簿冊,バインダー等により引き継ぐことができる。

2 課長は,前項に規定する期限までに引き継ぐことができないときは,文書主管課長の承認を受けなければならない。

(平26訓令1・一部改正)

(引継文書の審査)

第45条 文書主管課長は,文書の引継ぎを受けたときは文書保存箱カード,文書保存箱への収納等の適否について審査しなければならない。

2 文書主管課長は,前項の審査の結果不適当なものがあるときは,課長に対してその修正等を求めることができる。

(平26訓令1・一部改正)

(書庫への収納)

第46条 文書主管課長は,前条の規定による審査の結果適当と認める文書は書庫に収納しなければならない。

(文書の保存年限)

第47条 文書を保管又は保存する期間(以下「保存年限」という。)の種別は,次のとおりとする。

(1) 永久保存

(2) 10年保存

(3) 7年保存

(4) 5年保存

(5) 3年保存

(6) 1年保存

2 課長は,前項に定める保存年限の種別に応じ,別表第4に定める文書保存年限基準表に基づき,かつ,文書の効力,利用度,重要度,資料価値等を考慮して文書の保存年限を定め,ファイル基準表にしなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず,法令に保存年限の定めのある文書及び時効が成立する間証拠として保存する必要がある文書については,その保存年限は,それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

4 文書の保存年限は,会計年度によるものは処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から,暦年によるものは処理完結の日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(平26訓令1・一部改正)

(書庫)

第48条 書庫は,文書主管課長が管理する。

(書庫の清掃等)

第49条 書庫は,常に清潔にし,整頓しておかなければならない。

2 書庫内においては火気の使用を禁止し,非常災害時に際し,いつでも持出しができるよう準備しておかなければならない。

(保存文書の閲覧)

第50条 保存文書を閲覧しようとする者は,文書主管課長の承認を得なければならない。

2 保存文書の閲覧期間は,5日以内とする。

3 文書主管課長は,保存文書の閲覧期間中であっても必要があると認めるときは,いつでも返還させることができる。

4 閲覧中の保存文書は,抜き取り,取り換え,転貸し,又は庁舎外に持ち出してはならない。

(保管文書の廃棄)

第51条 課長は,保管の必要のない文書及び保管期間が満了し,保存の必要のないものについては,主管課において廃棄処分しなければならない。

(平26訓令1・一部改正)

(保存文書の廃棄)

第52条 文書主管課長は,毎年1回,保存年限の満了した文書(以下「保存年限満了文書」という。)を廃棄処分しなければならない。この場合において,文書主管課長は,課長に廃棄する期日等を通知するものとする。

2 課長は,保存年限満了文書であっても,保存する期間を延長する必要があると認めるときは,保存期間延長届により,文書主管課長の承認を得なければならない。

(平26訓令1・一部改正)

(歴史的資料等の保存)

第53条 文書主管課長は,保存年限満了文書のうち歴史的又は文化的に価値があると認められるものについては,関係課長と協議の上,資料として保存することができる。

(平26訓令1・一部改正)

(廃棄等の措置)

第54条 文書主管課長及び課長は,廃棄する文書のうち機密文書その他これに類する文書又は他に悪用されるおそれがあると認められるものがあるときは,焼却,裁断,消去等の方法により確実に廃棄しなければならない。

(平26訓令1・一部改正)

第6章 雑則

(電子メールの利用)

第55条 文書取扱いに関する事項のうち,発送及び収受に係るものについては,次に掲げるシステムで運用される電子メール(コンピューターのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。)を利用することができる。

(1) 総合行政ネットワーク

(2) 市が契約したプロバイダーの提供する回線を利用したインターネット

(電子メールの対象文書)

第56条 前条の規定により電子メールを利用することができる発送文書は,第31条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

(電子メールの対象機関)

第57条 前条の発送文書の相手方は,市の機関,総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用することについて同意を得た機関とする。

(平26訓令1・一部改正)

(電子メール文書の発送)

第58条 電子メールを利用する発送文書は,送信されたことにより文書が発送されたものとみなす。

(電子メール文書の収受)

第59条 ファイリングマネージャーは,電子メールで受信したもののうち,公文書と特定したものを速やかに紙に出力し,第14条から第16条までの規定の例により処理するものとする。

(平26訓令1・一部改正)

(陳情等の取扱い)

第60条 陳情,苦情その他の相談については,別に定めるところにより取り扱うものとする。

(平26訓令1・一部改正)

(その他)

第61条 この訓令の施行に関し必要な事項は,別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は,平成18年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに,合併前の指宿市文書取扱規程(平成13年指宿市訓令第1号),山川町文書取扱規程(昭和39年山川町訓令甲第20号)又は開聞町文書処理規程(平成3年開聞町訓令第2号)の規定によりなされた処分,手続その他の行為は,それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

3 この訓令の施行の際,ファイリングシステムが導入されていない山川支所及び開聞支所における文書の整理,保管,保存及び廃棄については,ファイリングシステムが導入されるまでの間に限り,合併前の山川町又は開聞町の例による。

附 則(平成18年3月31日訓令第42号)

この訓令は,平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第21号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月28日訓令第27号)

(施行規則)

1 この訓令は,平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際,改正前の指宿市文書取扱規程に規定する様式により作成されている用紙は,当分の間,必要な調整をして使用することができる。

附 則(平成20年3月31日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

2 この訓令の施行の際現にある改正前の様式による用紙については,当分の間,必要な調整をして使用することができる。

附 則(平成21年3月2日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成21年3月2日から施行する。

(様式に関する経過措置)

2 この訓令の施行の際現にある改正前の様式による用紙については,当分の間,必要な調整をして使用することができる。

附 則(平成21年3月31日訓令第5号)

この訓令は,平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第2号)

この訓令は,平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第3号)

この訓令は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年9月28日訓令第8号)

この訓令は,平成23年10月1日から施行する。

附 則(平成24年1月6日訓令第1号)

この訓令は,平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第5号)

この訓令は,平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第3号)

この訓令は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年7月1日訓令第9号)

この訓令は,平成25年7月1日から施行する。

附 則(平成26年3月10日訓令第1号)

この訓令は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日訓令第5号)

この訓令は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年9月30日訓令第8号)

この訓令は,平成26年10月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第8号)

この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月9日訓令第2号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第6号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年11月1日訓令第10号)

この訓令は,平成28年11月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第4号)

この訓令は,平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第5号)

この訓令は,平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第4号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

別表第1(第9条,第40条関係)

(平20訓令3・全改,平22訓令2・平23訓令3・平25訓令3・平25訓令9・平26訓令1・平26訓令5・平27訓令8・平28訓令6・平29訓令5・平30訓令4・一部改正)

文書基本分類表

大分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

A

共通

共通庶務

共通人事

共通財務

共通議会

 

 

 

 

 

 

B

所管

部内

支所内

課内

事務局内

分室内

事務室内

学校給食センター内

いぶすき農業支援センター内

ふれあいプラザなのはな館内

 

C

総務

総務

文書法制

秘書渉外

人事管理

行政改革

職員厚生

 

 

 

 

D

企画統計

企画調整

広報・広聴

統計

情報政策

都市交流


 

 

 

 

E

財務

財政運営

市債・一時借入金

契約監理

公有財産管理

市税賦課・処分

市税等徴収

税渉外

会計

 

 

F

住民

戸籍

住民基本台帳

印鑑登録

市民総務

安全安心対策

共生・協働

男女共同参画社会推進

人権・民生


 

G

社会保障

国民年金

国民健康保険

介護保険

後期高齢者医療保険

保健予防

老人保健

地域包括ケア推進

健幸戦略

 

 

H

生活環境


環境政策

衛生施設管理

生活衛生

普通公園

 

 

 

 

 

 

I

社会福祉

高齢者福祉

児童母子福祉

障害福祉

援護

社会福祉法人

 

 

 

 

 

J

農林

農政推進

営農振興

生産・環境基盤整備

畜産

林業

担い手支援

 

 

 

 

K

商工水産

商工企業

水産業

交通運輸施策

労働行政

消費生活

特産品振興

 

 

 

 

L

観光

観光総務

観光誘致

観光企画

唐船峡施設

イベント

観光施設管理

温泉配給

開聞施設管理

スポーツコンベンション推進

 

M

建設監理

建設監理

用地監理

法定外公共物

国土調査

 

 

 

 

 

 

N

建設施工

道路橋梁

河川

砂防・急傾斜地対策

海岸

災害対策

土木工事

港湾

 

 

 

O

都市整備

都市計画

区画整理

下水道

排水設備

住宅建築

公共施設建築

 

 

 

 

P

教育総務

教育総務

学校整備

 

 

 

 

 

 

 

 

Q

学校教育

教職員管理

学校教育

学校保健体育

学校給食

市立高校

 

 

 

 

 

R

社会教育・体育

社会教育

文化・文化財

社会教育施設

スポーツ振興

体育施設

国体・障スポ推進

 

 

 

 

S

議会・行政委員会

議会

選挙管理委員会

農業委員会

監査委員

 

 

 

 

 

 

T

企業・公社

水道総務

企業会計

水道料

水道施設

浄水

給水

第3セクター

 

 

 

別表第2(第9条,第40条関係)

(平20訓令3・全改,平21訓令5・平22訓令2・平23訓令3・平23訓令8・平24訓令1・平24訓令5・平25訓令3・平25訓令9・平26訓令1・平26訓令5・平26訓令8・平27訓令8・平28訓令6・平29訓令5・平30訓令4・一部改正)

文書分類表

大分類

A 共通

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

A0

共通庶務

諸務

事務連絡

会議

陳情要望

権利保護

環境管理

文書管理

広報

計画書

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A1

共通人事

服務

研修

雇用

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A2

共通財務

諸務

予算

経理

決算監査

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A3

共通議会

諸務

議案

説明資料

臨時会

会議録

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

B 所管

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

B0

部内

庶務

政策調整

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B1

支所内

庶務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B2

課内

庶務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B3

事務局内

庶務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B4

分室内

庶務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B5

事務室内

庶務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B6

学校給食センター内

庶務




















B7

いぶすき農業支援センター内

庶務




















B8

ふれあいプラザなのはな館内

庶務




















大分類

C 総務

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

C0

総務

市政事務嘱託員

市制市史

議会定例会

議会臨時会

その他議会

庁舎管理

公用自動車管理

総合教育会議

他課依頼業務

その他総務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C1

文書法制

例規

公告式

法令等

公印・文書管理

情報公開

個人情報保護

行政手続

行政不服審査

固定資産評価審査委員会

その他文書法制

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C2

秘書渉外

秘書

交際・渉外

儀式・褒章

市長会

その他秘書渉外

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C3

人事管理

任免

定数及び配置

服務

特別職報酬審議会

人材育成

人事評価

給与等

職員団体

臨時職員の任用

その他人事管理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C4

行政改革

権限移譲

調整実施

事務改善

事務事業評価

民間委託等推進

組織機構見直し

地域主権改革

社会保障・税番号制度

公共施設等総合管理計画

その他行政改革

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C5

職員厚生

労務管理

福利厚生

市町村共済組合

臨時職員の管理

その他職員厚生

職員窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

D 企画統計

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

D0

企画調整

庁議

交通政策

企業立地推進

電源立地地域対策

国際交流

広域行政

過疎・辺地対策

定住促進対策

PFI活用推進

その他企画

重要施策の具現化

総合計画

地域活力活用

地域審議会

国土利用

住居表示

総合調整

地域窓口業務



D1

広報・広聴

広報紙

ホームページ

報道機関

市勢要覧

その他広報

広聴

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D2

統計

統計いぶすき

各種統計調査

その他統計

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D3

情報政策

地域情報化

行政情報システム処理・開発

電算機導入

電算機管理

行政情報セキュリティ管理

行政情報ネットワーク

電子情報化

社会保障・税番号制度

その他情報政策

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D4

都市交流

姉妹・友好都市等

その他都市交流

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

E 財務

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

E0

財政運営

予算編成・調製

執行管理

決算

財政状況公表

交付税・交付金等

財政計画

特別会計調製

その他財政運営

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E1

市債・一時借入金

市債

一時借入金

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E2

契約監理

指導・監督

集中調達契約

入札及び契約の運営

入札執行

入札資格審査・登録

入札方式

その他契約監理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E3

公有財産管理

調査・指導

管理基準

大字名義等財産

価額評定

財産共済

有価証券

普通財産取得

普通財産運用

普通財産処分

有料広告掲載事業

ふるさと納税

その他公有財産管理

 

 

 

 

 

 

 

 

E4

市税賦課・処分

市民税

軽自動車税

入湯税

市たばこ税

その他市税

固定資産税・都市計画税

固定資産税・都市計画税の評価

固定資産税・都市計画税の台帳整備

固定資産税・都市計画税のその他

固定資産税の国有資産等所在市町村交付金

特別土地保有税

減免審査会

地域窓口業務




 

 

 

 

E5

市税等徴収

収納管理

過誤納整理

滞納処分

徴収対策

不納欠損

徴収総務

その他市税等徴収

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E6

税渉外

県民税

利子割交付金

配当割交付金

株式等譲渡所得割交付金

地方消費税交付金

ゴルフ場利用税交付金

各種協議会


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E7

会計

出納員等

現金・有価証券の管理

現金・財産の記録

指定金融機関等

物品の管理

その他出納

支出負担行為の確認

支出命令の審査

出納伝票整理(歳出)

決算の調製

財務会計システム

その他審査


 

 

 

 

 

 

 

大分類

F 住民

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

F0

戸籍

記録審査

身元等整理

受付・証明

その他戸籍

受付・証明の地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F1

住民基本台帳

記録審査

統計

登録・証明

その他住民基本台帳

登録・証明の地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F2

印鑑登録

登録・証明

登録・証明の地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F3

市民総務

陳情・行政相談

訟務

その他証明等

総合案内

一般旅券の発給申請・交付等

その他市民総務

その他証明等の地域窓口業務

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F4

安全安心対策

災害予防・初動

災害対策

国民保護

消防組合

消防団

防犯対策

自衛隊

交通安全指導・対策

交通共済

放置自転車

特殊地下壕

非常備対応

その他安全安心対策

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

F5

共生・協働

地域づくり

自治公民館

NPO

市民活動保険

コミュニティ事業

市民参画共創事業

その他共生・協働

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F6

男女共同参画社会推進

総合的企画

調整実施

啓発・情報収集

その他男女共同参画社会推進

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F7

人権・民生

民生委員

人権教育啓発推進・人権擁護委員

保護司

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

G 社会保障

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

G0

国民年金

受付・進達

制度周知

その他国民年金

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

G1

国民健康保険

資格得喪

診療報酬・保険給付

出産育児一時金給付

葬祭費

高額療養資金の貸付け

出産育児資金の貸付け

保健事業

その他国民健康保険

賦課・処分

その他国民健康保険税

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

G2

介護保険

資格管理

給付

事業所・施設

事業指導・監督

事業計画

認定

認定審査会

地域包括支援センター

地域支援事業

指定介護予防支援事業

適正化事業

その他介護保険

賦課・処分

その他介護保険料

地域窓口業務

 

 

 

 

 

G3

後期高齢者医療保険

資格管理

給付

その他後期高齢者医療保険

調定等処分

その他後期高齢者医療保険料

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

G4

保健予防

感染症対策

予防接種

救急医療

健康増進法

精神保健

母子保健

養育医療

歯科保健

地域支援事業

保健指導

栄養改善

特定健診・特定保健指導

指宿保健センター

開聞保健センター

食育の総合調整

その他保健予防

地域窓口業務




G5

老人保健

老人医療




















G6

地域包括ケア推進

計画・調整

社会資源の調査・発掘・調整

地域支援事業

高齢者クラブ

その他地域包括ケア推進
















G7

健幸戦略

健幸のまちづくり事業の推進

地域資源を活用したヘルスケアビジネスの創出





















大分類

H 生活環境

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

H0

環境政策

総合調整

環境基本計画

地球温暖化防止

環境マネジメントシステム

地域環境保全

公害対策

自然保護

環境啓発活動

新エネルギー

その他環境政策

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

H1

衛生施設管理

ごみ処理施設

火葬場

その他衛生施設管理

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

H2

生活衛生

リサイクル

廃棄物

生活排水

墓地

衛生

狂犬病予防

衛生団体

広域衛生施設

その他生活衛生

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

H3

普通公園

維持管理

整備計画

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

I 社会福祉

第2ガイド

第1ガイド

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

I0

高齢者福祉

計画・調整

高齢者在宅福祉

高齢者支援共同住宅

在宅介護支援センター

地域支援事業

老人保護措置

社会福祉協議会

老人福祉センター

シルバー人材センター

その他高齢者福祉

高齢者在宅福祉の地域窓口業務










I1

児童母子福祉

計画・調整

家庭児童相談

次世代育成支援

児童手当

児童扶養手当

母子寡婦父子支援

ひとり親家庭医療費助成

婦人相談

保育所等

子ども医療費助成

利永保育所

開聞児童館

子ども手当

その他児童母子福祉

 

 

 

 

 

 

I2

障害福祉

身体障害者(児)

知的障害者(児)

精神障害者

障害児

自立支援給付

地域生活支援事業

心身障害者扶養共済

重度心身障害者医療費助成

特別障害者手当等

その他障害福祉

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I3

援護

生活保護相談・決定

生活保護ケースワーク

生活保護医療・介護

生活保護適正化対策

生活保護査察・監査

生活保護統計・報告

生活保護予算・補助金等

生活保護会議・研修

行旅病人等援護

戦没者等援護

災害援助

その他援護

地域窓口業務








I4

社会福祉法人

定款認可等

第二種社会福祉事業の届出受理等

指導監査


















大分類

J 農林

第2ガイド

第1ガイド

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20

J0

農政推進

計画・調整

構造改善事業

金融・資金制度

産業催事

農村振興

農村環境整備

近代化施設整備

生活改善

農業施設管理

中山間地域

グリーンツーリズム

地産地消

農産物の食育

農産物加工

農業委員の任命

その他農政推進

地域窓口業務




J1

営農振興

近代化施設整備

農作物災害対策

農作物鳥獣被害防止対策

農作物調査

普通作物

園芸作物

工芸作物

その他作物

農業各種団体

リーダー育成

経営技術改善

安心安全産地づくり

生産・流通

病害虫防除

廃プラスチック類の適正処理

市農林技術協会

農業保険

営農指導

その他営農振興

地域窓口業務

J2

生産・環境基盤整備

水利用

畑かん施設

県営事業

農地・水・環境保全向上対策

土地改良団体等

農道台帳管理

補助金・負担金

計画・調整

設計・施工

維持・補修

水田基盤整備

災害復旧

レイクグリーンパーク

その他生産・環境基盤整備

地域窓口業務

 

 

 

 

 

J3

畜産

計画・調整

畜産団体

経営技術改善

金融・資金制度

家畜衛生・防疫

環境保全

畜産物の食育

その他畜産

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

J4

林業

有害鳥獣駆除

鳥獣飼養

林業構造改善

森林病害虫防除

治山治水

林道管理

治山治水の設計・施工

林道の設計・施工

その他林業

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

J5

担い手支援

米政策改革

計画・調整

担い手育成

新規就農・後継者育成

認定農業者

農業機械

その他担い手育成














大分類

K 商工水産

第2ガイド

第1ガイド

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K0

商工企業

商工業

地場産業

金融・資金制度

鉱業

その他商工企業

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K1

水産業

計画・調整

水産団体

改良普及事業

漁港・漁船

内水面漁業

経営技術改善

資源開発

水産加工振興

いぶすき山川港特産市場

その他水産業

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K2

交通運輸施策

道の駅

その他交通運輸施策

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K3

労働行政

雇用対策

その他労働行政

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K4

消費生活

消費生活センター

計量検査

製品表示

その他消費生活

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K5

特産品振興

6次産業化の総合調整

加工品・特産品の情報管理

加工品・特産品の販売促進

各種協議会等

その他特産品振興
















大分類

L 観光

第2ガイド

第1ガイド

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L0

観光総務

観光振興団体庶務

観光統計

情報発信

その他観光総務

地域窓口業務
















L1

観光誘致

海外誘致

国内誘致

広域観光

観光宣伝

地域窓口業務
















L2

観光企画

観光施策

観光振興事業

観光施設整備計画

受入観光

その他観光企画

地域窓口業務















L3

唐船峡施設

そうめん流し運営

公園管理

維持管理

事業管理

会計管理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L4

イベント

基幹イベント

その他イベント



















L5

観光施設管理

観光施設

天然砂むし温泉施設

ヘルシーランド及び山川砂むし保養施設

その他温泉施設

フラワー公園及び普通公園等管理

景観整備

温泉行政

まちづくり公社

その他観光施設管理












L6

温泉配給

事業管理

収納

施設管理


















L7

開聞施設管理

ふれあい公園

そばの館

コミュニティセンター愉徒里館

花瀬望比公園

レジャーセンター

イベント

山川・開聞地域観光地等維持管理














L8

スポーツコンベンション推進

スポーツ交流支援

スポーツイベント

その他スポーツコンベンション推進


















大分類

M 建設監理

第2ガイド

第1ガイド

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M0

建設監理

計画・調整

工事入札

工事契約

技術監理

施工監理

品質管理

工事検査

土木システム管理

他課依頼工事の調整

その他建設監理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

M1

用地監理

境界立会

登記・登記事件

建設用地

その他用地監理

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

M2

法定外公共物

監理

維持補修

維持管理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

M3

国土調査

地籍調査

その他国土調査

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

N 建設施工

第2ガイド

第1ガイド

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N0

道路橋梁

計画・調整

新設改良事業施工

調査・台帳管理

県営事業

占用・工事施工承認

市道維持工事

市道認定・廃止・変更

維持補修

維持管理

占用料賦課・徴収

その他道路橋梁

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

N1

河川

整備改修施工

維持補修

維持管理

調査・台帳管理

県営事業

その他河川

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N2

砂防・急傾斜地対策

整備改修施工

調査・台帳管理

県営事業

その他砂防・急傾斜地対策

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N3

海岸

整備改修施工

維持管理

県営事業

指宿港海岸直轄海岸保全施設整備事業

その他海岸事業

地域窓口業務















N4

災害対策

公共土木施設災害復旧施工(港湾・海岸を除く。)

土木単独災害復旧施工

調査・台帳管理(港湾・海岸を除く。)

雨水・浸水対策(下水道所管分を除く。)

その他災害対策(港湾・海岸を除く。)

公共土木施設災害復旧施工(港湾・海岸)

調査・台帳管理(港湾・海岸)

その他災害対策(港湾・海岸)

地域窓口業務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N5

土木工事

他課依頼工事

その他土木工事



















N6

港湾

整備改修施工

維持管理

県営事業

その他港湾事業

地域窓口業務
















大分類

O 都市整備

第2ガイド

第1ガイド

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O0

都市計画

計画・調整

都市計画法権限

都市公園管理

駐車場法権限

景観形成

街路事業施工

公園緑地施工

屋外広告物

他課依頼工事

その他都市計画

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O1

区画整理

計画・調整

土地区画整理法権限

事業施工

換地

清算

その他区画整理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O2

下水道

事業会計経理

融資あっせん

計画・調整

汚水処理

雨水対策

生活排水処理

管きょ維持管理

補助事業

単独事業

国県等協議

審議会

下水道使用料

下水道受益者負担金

その他下水道事業

 

 

 

 

 

 

O3

排水設備

指定工事店

設備工事・普及

設計審査・検査

その他排水設備

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O4

住宅建築

建築行政

公営住宅維持補修

公営住宅施工

公営住宅計画・調査

その他住宅建築

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O5

公共施設建築

計画・調査

災害復旧

施設施工

他課依頼工事

公営住宅入退居管理

公営住宅家賃

公営住宅施設管理

公営住宅補助金

公営住宅負担金

その他公共施設建築

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

P 教育総務

第2ガイド

第1ガイド

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P0

教育総務

教育委員会

事務局職員管理

公告式

調査・統計・広報

表彰・褒章

奨学資金

学校図書

学校備品

教育行政相談

その他教育総務


 

 

 

 

 

 

 

 

 

P1

学校整備

学校整備計画

教育施設整備計画

学校施設管理

教育施設管理

学校施設設置及び廃止

学校再編

教職員住宅

望ましい学校づくり

その他学校整備

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

Q 学校教育

第2ガイド

第1ガイド

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20

Q0

教職員管理

評価

任免

給与

服務

労務管理

職員団体

その他教職員管理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Q1

学校教育

就学・学籍

学級編制

教科書給与・教材

就学援助・就学(就園)奨励

幼稚園教育

ALT

調査・統計

その他学校教育

研修

教育課程・研究

学習指導

生徒指導

進路指導

特別支援教育

就学指導

教科書・教材選定

環境教育

高等学校教育

人権同和教育

その他学校教育指導

Q2

学校保健体育

保健管理

安全指導

学校遊具

食育・給食指導

就学援助

スポーツ振興センター

学校医等関係機関

就学時健康診断

学校保健調査

学校体育

その他学校保健体育

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Q3

学校給食

給食調理・配送

献立作成

衛生管理

給食施設管理

給食会計

その他学校給食

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Q4

市立高校

教職員管理

授業料

入学事務

学校施設管理

指導要録

備品管理

学校図書

証明発行

その他市立高校

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

R 社会教育・体育

第2ガイド

第1ガイド

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R0

社会教育

社会教育総務

生涯学習

成人教育

家庭教育

青少年教育

人権教育

公民館

視聴覚教育

読書教育

図書館運営

その他社会教育

 

 

 

 

 

 

 

 

 

R1

文化・文化財

芸術文化振興

文化財保護・管理・活用

国指定史跡等管理

発掘調査

博物館

その他文化・文化財

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

R2

社会教育施設

公民館施設管理

博物館施設管理

市民会館施設管理運営

図書館施設管理

その他社会教育施設管理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

R3

スポーツ振興

各種大会等

スポーツ推進委員

スポーツ団体

学校体育施設開放

その他スポーツ振興

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

R4

体育施設

管理運営

維持補修

その他体育施設


















R5

国体・障スポ推進

総務・広報

競技・式典

宿泊・医事

輸送・警備

その他国体・障スポ推進
















大分類

S 議会・行政委員会

第2ガイド

第1ガイド

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S0

議会

事務局職員管理

例規

議員報酬・費用弁償等

議員共済

議員名簿・履歴管理

調査・資料収集

行政視察

政務活動費

議長会・局長会

その他調査管理

定例会・臨時会

定例会・臨時会会議録

委員会

委員会会議録

全員協議会・議員懇談会・委員協議会

議案・請願・陳情・建議等

議事

その他議事

 

 

S1

選挙管理委員会

事務局職員管理

委員会

告示・公表

証明・照会・回答

開票区・投票区

選挙統計資料・調査

選挙権資格調査

選挙・審査・投票

直接請求

異議申出等争訟

政治活動規制

選挙人名簿の調製・登録・異動処理・縦覧・閲覧

裁判員及び検察審査員候補者選定

選挙啓発

その他選挙管理委員会

 

 

 

 

 

S2

農業委員会

事務局職員管理

委員会

農地転用

農地争議和解仲介

農事相談

農家台帳

国有農地管理

各種証明

農地利用促進及び農地交換分合

経営合理化及び経営改善

農作業標準賃金策定

建議・諮問・答申

農業者年金

耕作放棄地

新規就農・後継者育成

担い手育成

その他農業委員会




S3

監査委員

事務局職員管理

委員

各種監査

現金出納検査

決算・基金審査

その他監査

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

T 企業・公社等

第2ガイド

第1ガイド

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20

T0

水道総務

水道事業職員管理

用地

その他水道総務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T1

企業会計

予算

決算

出納

資産

その他企業会計

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T2

水道料

計量

調定

収納

滞納整理

その他水道料

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T3

水道施設

計画

依頼工事

工事

施設維持

配管図・配管台帳

その他水道施設

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T4

浄水

試験・検査

その他浄水

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T5

給水

計画

給水装置

許可協議

貯水槽水道

貯蔵品

その他給水

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T6

第3セクター

土地開発公社の指導・監督

指宿温泉まちづくり公社の指導・監督

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(平26訓令1・平28訓令10・一部改正)

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別表第4(第47条関係)

(平26訓令1・旧別表第5繰上)

文書の保存年限基準表

永久保存

1 条例,規則,訓令及び特に重要な告示等

2 市の沿革に関する文書で重要なもの

3 市政の運営に関する文書で重要なもの

4 市議会に関する文書で重要なもの

5 国及び県からの通知,通達その他これらに類する文書で特に重要なもの

6 訴訟及び行政不服審査に関する文書で重要なもの

7 職員の任免,進退,賞罰その他人事に関する文書で重要なもの

8 不動産その他の財産の取得,管理,処分等に関する文書で重要なもの

9 予算,決算及び出納に関する文書で重要なもの

10 その他10年を超えて保存する必要があると認められる文書

10年保存

1 国及び県からの通知,通達その他これらに類する文書で重要なもの

2 訴訟及び行政不服審査に関する文書(永久保存のものを除く。)

3 会計上の帳簿及び証拠書類で10年保存の必要があると認められる文書

4 その他10年保存の必要があると認められる文書

7年保存

1 租税に関する文書

2 その他7年保存の必要があると認められる文書

5年保存

1 告示に関する起案文書

2 陳情,要望等に関する文書

3 金銭及び物品の出納に関する文書

4 その他5年保存の必要があると認められる文書

3年保存

1 通知,照会,回答その他の一般往復文書で重要なもの

2 歳入,歳出予算及び決算に関する文書

3 その他3年保存の必要があると認められる文書

1年保存

1 軽易な通知,照会,回答その他の一般往復文書

2 その他1年を超えて保存する必要がないと認められる文書

(平30訓令4・全改)

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(平26訓令1・追加)

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(平26訓令1・追加)

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(平26訓令1・追加)

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(平19訓令27・一部改正,平26訓令1・旧第2号様式繰下・一部改正)

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(平21訓令2・一部改正,平26訓令1・旧第3号様式繰下・一部改正)

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(平26訓令1・旧第4号様式繰下・一部改正)

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(平19訓令27・一部改正)

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指宿市文書取扱規程

平成18年1月1日 訓令第11号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年1月1日 訓令第11号
平成18年3月31日 訓令第42号
平成19年3月30日 訓令第21号
平成19年9月28日 訓令第27号
平成20年3月31日 訓令第3号
平成21年3月2日 訓令第2号
平成21年3月31日 訓令第5号
平成22年3月31日 訓令第2号
平成23年3月31日 訓令第3号
平成23年9月28日 訓令第8号
平成24年1月6日 訓令第1号
平成24年3月30日 訓令第5号
平成25年3月29日 訓令第3号
平成25年7月1日 訓令第9号
平成26年3月10日 訓令第1号
平成26年3月31日 訓令第5号
平成26年9月30日 訓令第8号
平成27年3月31日 訓令第8号
平成28年3月9日 訓令第2号
平成28年3月31日 訓令第6号
平成28年11月1日 訓令第10号
平成29年3月31日 訓令第4号
平成29年3月31日 訓令第5号
平成30年3月30日 訓令第4号