○指宿市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成18年1月1日

訓令第19号

(趣旨)

第1条 この訓令は,戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第68条の2の規定に基づき,市の磁気ディスク等をもって調製された戸籍及び除かれた戸籍の滅失及びき損並びにこれらに記録されている事項の漏えいを防止するため,戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 戸籍,除かれた戸籍,改製原戸籍,戸籍の附票及び除かれた戸籍の附票(以下「戸籍等」という。)の管理,人口動態調査令(昭和21年勅令第447号)第2条第1項に規定する人口動態調査票の作成並びに相続税法(昭和25年法律第73号)第58条第1項の規定による通知等の戸籍に関する事務を総合的に処理する電子情報処理組織をいう。

(2) データ 磁気ディスク等に記録されている戸籍等に関する情報をいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク,光磁気ディスク,磁気テープ等のデータを記録する媒体をいう。

(4) 出力帳票 データを出力した帳票をいう。

(5) ドキュメント 戸籍情報システムの設計書,プログラム説明書,操作説明書その他戸籍情報システムの運用に必要な仕様書等をいう。

(事務処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては,戸籍事務の効率化を図るとともに,個人情報の保護に努めなければならない。

(データ保護管理者)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータの保護について統括的管理を行うため,データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き,市民生活部市民課長をもって充てる。

(平20訓令3・平30訓令2・一部改正)

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は,データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し,データが適正に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は,戸籍情報システムについて,火災,盗難その他の災害に備え必要な保安措置を講じなければならない。また,事故が発生したときは,保護管理者は,速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し,市長に報告しなければならない。

(取扱責任者)

第6条 保護管理者は,戸籍情報システム及びデータの適正な取扱いを確保するため,端末装置等取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き,市民生活部市民課戸籍主管係長及び支所の市民福祉課戸籍主管係長をもって充てる。

(平20訓令3・平30訓令2・一部改正)

(データの保護)

第7条 保護管理者は,データの紛失,漏えい,滅失及びき損の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は,来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 データは,電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。

4 データは,法令に定めがあるものを除き,外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は,磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ,かつ,持ち運びができない保管用具に保管するなど,これらの安全を確保するとともに,その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については,名称,作成期日その他の必要な事項を記録すること。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは,記録内容を消去した上で,焼却又は裁断するなど復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は,戸籍情報システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は,作成期日その他の必要な事項を記録した上で,施錠ができ,かつ,持ち運びができない保管用具に保管し,これらの安全を確保すること。

(2) 出力された帳票を破棄するときは,焼却又は裁断するなど復元のできない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 保護管理者は,ドキュメントを最新の状態に維持し,かつ,適正な場所に保管しなければならない。

2 ドキュメントを外部へ持ち出し,複写し,又は廃棄するときは,保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は,戸籍情報システムの端末装置を取り扱う者(以下「取扱者」という。)を指定し,当該取扱者の業務処理範囲を定め,個別に入出力を制御する6文字以上のパスワードを設定し,付与しなければならない。

2 保護管理者は,付与したパスワードを定期又は随時に更新を行う等厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は,パスワードを当該取扱者以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱者は,パスワードを第1項の規定により定められた業務処理範囲の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱者は,自己のパスワードを他人に漏らし,又は使用させてはならない。

(平21訓令11・一部改正)

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は,取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ,常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況に関すること。

(2) 端末装置の管理状況に関すること。

(3) データの取扱状況に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか,戸籍情報システムの運用に関すること。

(機器等の管理)

第13条 保護管理者は,データの適正な管理を図るため,戸籍情報システムに係る別表に掲げる機器等を管理しなければならない。

(研修)

第14条 保護管理者は,取扱者に対し,データの重要性及び個人情報の保護に関する意識の高揚を図るため,年1回以上研修を実施しなければならない。

2 前項の研修は,新任の取扱者については着任後できる限り早い時期に行うものとする。

(会議)

第15条 戸籍情報システムの適正かつ効率的な管理運営を図るため,戸籍情報システム運営会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は,保護管理者が必要に応じて,戸籍情報システム及びデータの保護に係る事務について開催するものとする。

3 会議は,保護管理者,取扱責任者,取扱者をもって組織する。

4 会議の庶務は,市民生活部市民課において処理する。

(平20訓令3・平30訓令2・一部改正)

附 則

この訓令は,平成18年1月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年12月21日訓令第11号)

この訓令は,平成21年12月21日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第2号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

別表(第13条関係)

戸籍情報システムに係る機器等の管理一覧

機器及びソフト等

管理内容

サーバー

サーバーは,施錠のできる保管施設に設置し,保護管理者が鍵を管理する。

サーバーの起動は,保護管理者が指定した取扱者が行う。

端末装置

端末装置の起動は,保護管理者が指定した取扱者が,個別に付与されたパスワードを使用して行う。

システム使用状況リストを定期的に作成し,その出力帳票を,施錠ができ,かつ,持ち運びができない保管用具に保管する。

バックアップ用媒体

バックアップ記録リストを定期的に作成し,その出力帳票を,施錠ができ,かつ,持ち運びができない保管用具に保管する。

システムプログラム

プログラムについては,複写及び変更等の防止に必要な措置を講じる。

指宿市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成18年1月1日 訓令第19号

(平成30年4月1日施行)