○指宿市職員の旧姓使用に関する規程
令和3年1月12日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は，職員が婚姻，養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も，婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関し必要な事項を定めるものとする。
(適用職員)
第2条 この訓令は，地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に規定する一般職の職員(以下「職員」という。)に適用する。
(旧姓使用の範囲)
第3条 旧姓を使用することができる文書等は，旧姓を使用しても法令等に抵触するおそれがなく，かつ，職務遂行上支障がないと認められる文書等で，別表第1に掲げるものとする。
(旧姓使用の申請及び承認)
第4条 職員は，旧姓を使用しようとするときは，旧姓使用申請書(第1号様式)に戸籍上の氏を改めたことを証する書類を添えて，所属長を経て任命権者に申請しなければならない。
2 前項の旧姓使用申請書は，婚姻等による戸籍上の氏の変更があった日(新たに職員となったものが旧姓を使用する場合にあっては，職員となった日)から起算して1月以内に提出しなければならない。
3 任命権者が旧姓使用を承認したときは，旧姓使用承認通知書(第2号様式)により，所属長を経て当該職員に通知するものとする。
(旧姓使用者名簿)
第5条 任命権者は，旧姓使用者名簿(第3号様式)を整備するとともに，旧姓使用の適正な運営管理に努めなければならない。
(旧姓使用の中止)
第6条 旧姓を使用する職員(以下「旧姓使用者」という。)は，その使用を中止しようとするときは，旧姓使用中止届(第4号様式)により，所属長を経て任命権者に提出しなければならない。
2 任命権者は，職務遂行上支障があると認めるときは，旧姓使用者に対し，旧姓使用の中止を命ずることができる。
(旧姓使用者等の責務)
第7条 旧姓使用者は，旧姓を使用するに当たり，市民，他の職員等に誤解又は混乱が生じないよう努めなければならない。
2 所属長は，所属職員の旧姓使用に関し，適切な運用が図られるよう努めなければならない。
(旧姓使用者の異動)
第8条 旧姓使用者は，人事異動に当たり，職務遂行上支障がないように異動先の所属長に対して，旧姓使用していることを申し出なければならない。
(派遣先の適用除外)
第9条 旧姓使用者は，派遣による異動があったときは，派遣先団体の取扱いによるものとする。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか，旧姓の使用に関し必要な事項は，任命権者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は，令和3年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
旧姓を使用することができる文書等
基準 | 主な文書等の例 |
1 専ら組織内部で使用され，職員の同一性の確認が容易にできるもの | 起案文書，決裁及び供覧に係る押印，自己申告書，事務引継書，運転日誌，グループウエア，職員名簿，職場での呼称等 |
2 職員の権利義務に係るもの等であるが，組織内部の関係にとどまるもので，旧姓の使用による係争のおそれがないもの | 出勤簿，休暇伺簿，週休日振替簿，旅行命令書，復命書，育児休業承認請求書，介護者の状態等申出書，病気休暇承認申請書，時間外勤務等命令簿，通勤届，住居届，扶養親族届，管理職員特別勤務実績簿，交通事故報告書，職務専念義務免除申請書，営利企業従事許可申請書，異動等の内示書等 |
3 対外的なものであるが，氏名の記載にとどまるもの | 名札(身分を証明するものを除く。)，名刺，職員配置図，事務分担表，外部に対する事務連絡文書等の担当者名等 |
4 前3項に掲げるもの以外のもの | 専ら職員間で使用している文書，軽易な文書等で法令等の規定に反するおそれがなく，かつ，職務遂行上支障がないと任命権者が認めるもの |
別表第2(第3条関係)
旧姓を使用することができない文書等
基準 | 例 |
1 職員の身分関係に係るもの | 人事記録，職員証，法令等に基づく身分証明書，在職証明等の各種証明書類，辞令書，履歴書，宣誓書，退職願，職員派遣等に関する文書，分限・懲戒関係文書等 |
2 職員の権利義務に係るもので，旧姓の使用による係争のおそれがあるもの又は他に与える影響が大きいもの | (1) 給与明細書，源泉徴収票，諸手当届(認定申請書)，年末調整関係文書，共済組合関係文書，公務災害関係文書，健康管理に関する文書，社会保険・労働保険関係文書等 (2) 指宿市会計規則(平成18年指宿市規則第39号)等に定める会計帳票及び証拠書類 |
3 公権力の行使に係るもの | (1) 許認可，立入検査，徴税等法令等に基づく行政処分に係る文書 (2) その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書 (3) 私人との法律上の関係を発生させる文書 (4) 官公庁等への届出書類 |
4 前3項に掲げるもののほか，業務遂行上支障があるもの，誤解又は混乱を生じさせるおそれがあるもの | (1) 宛名管理システムを通じて氏名が表示されるもの(給与システム，財務会計システム等) (2) その他旧姓の使用による係争のおそれがあると任命権者が認めるもの |
