○指宿市特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成27年10月5日
訓令第12号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 職員の責務(第8条・第9条)
第4章 特定個人情報の取扱い(第10条―第18条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第19条―第31条)
第6章 電算室の安全管理(第32条・第33条)
第7章 業務の委託等(第34条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第35条・第36条)
第9章 監査及び点検の実施(第37条―第39条)
第10章 補則(第40条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は，本市の保有する特定個人情報について，その適切な管理に必要な事項を定めることにより，本市の行政の適正かつ円滑な運営を図り，もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は，指宿市個人情報保護条例(平成18年指宿市条例第13号)第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。
第2章 管理体制
(最高総括保護管理者)
第3条 市長は，実施機関における保有特定個人情報の管理に関する事務を総括させるために，最高総括保護管理者を置く。
2 最高総括保護管理者は，市民福祉担当副市長をもって充てる。
(保護管理者及び保護担当者)
第4条 保有特定個人情報を取り扱う各課等に保護管理者を置き，当該課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は，保有特定個人情報の適切な管理を確保するとともに，保有特定個人情報を情報システムで取り扱う場合，当該情報システム管理者と連携して対処するものとする。
3 保護管理者は，職員が取り扱う保有特定個人情報の範囲を指定するものとする。
4 保護管理者は，保有特定個人情報を取り扱う職員の中から，保護担当者を1名又は複数名指定するものとする。
5 保護担当者は，保護管理者を補佐し，各課等における保有特定個人情報の管理に関する事務を担当するものとする。
(システム管理者)
第5条 情報システムを管理する課に，システム管理者を置く。
2 システム管理者は，保有特定個人情報のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずるものとする。
(監査責任者)
第6条 市長は，保有特定個人情報の管理の状況について監査をさせるために，監査責任者を置く。
2 監査責任者は，市民生活部長をもって充てる。
(令3訓令7の1・一部改正)
(管理体制)
第7条 保護管理者は，次に掲げる組織体制を整備するものとする。
(1) 職員が訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の最高総括保護管理者への報告連絡体制
(2) 保有特定個人情報の漏えい，滅失若しくは毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から最高総括保護管理者等への報告連絡体制
(3) 保有特定個人情報を複数の部署で取り扱う場合の任務分担及び責任の明確化
(4) 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
第3章 職員の責務
(教育研修)
第8条 最高総括保護管理者は，職員に対し，保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め，特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 最高総括保護管理者は，保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，保有特定個人情報の適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 最高総括保護管理者は，保護管理者及び保護担当者に対し，各課等における保有特定個人情報の適切な管理のための教育研修を実施するものとする。
4 保護管理者は，当該課等の職員に対し，保有特定個人情報の適切な管理のために，最高総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずるものとする。
(職員の責務)
第9条 職員は，指宿市個人情報保護条例及び番号法等の趣旨に則り，関連する法令，規程等の定め並びに最高総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
2 職員は，保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は，速やかに保護管理者に報告しなければならない。
3 最高総括保護管理者及び保護管理者は，保有特定個人情報がこの訓令等に基づき適正に取り扱われるよう，職員に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。
第4章 特定個人情報の取扱い
(アクセス及び複製等の制限)
第10条 保護管理者は，保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該保有特定個人情報へのアクセス権限を有する職員とその権限の内容を，当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は，保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
4 職員が業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても，保護管理者は，次に掲げる行為については，当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を限定し，職員は，保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有特定個人情報の複製
(2) 保有特定個人情報の送信
(3) 保有特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(訂正)
第11条 職員は，保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示に従い，訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第12条 職員は，保護管理者の指示に従い，保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管，施錠等を行うものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は，保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には，保護管理者の指示に従い，当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄をしなければならない。
2 特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には，削除又は廃棄した記録を保存するものとする。これらの作業を委託する場合には，委託先が確実に削除又は廃棄したことについて，証明書等により確認しなければならない。
(取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は，特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し，当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録しなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第15条 保護管理者は，個人番号の利用に当たって，番号法によりあらかじめ限定的に定められた事務及び条例で定めた独自利用事務に限定しなければならない。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第16条 職員は，個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第17条 職員は，個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第18条 職員は，番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き，特定個人情報を収集又は保管してはならない。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第19条 システム管理者は，保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて，パスワード等(パスワード，ICカード，生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 システム管理者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第20条 システム管理者は，保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し，その記録を一定の期間保存し，定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第21条 システム管理者は，保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 システム管理者は，保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウオールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第23条 システム管理者は，不正プログラムによる保有特定個人情報の情報漏えい等の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
(情報システムにおける保有特定個人情報の処理)
第24条 職員は，保有特定個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
2 保護管理者は，前項の保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，随時消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(暗号化)
第25条 システム管理者は，保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
(バックアップ)
第26条 システム管理者は，保有特定個人情報の重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第27条 保護管理者は，保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第28条 システム管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は，システム管理者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 職員は，端末の使用に当たっては，保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて解除を行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第30条 システム管理者は，保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため，スマートフォン，USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する媒体・書類の移送手段)
第31条 この訓令等の手続に基づき，特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には，容易に個人番号が判明しない措置の実施等安全な方策を講じなければならない。
第6章 電算室の安全管理
(入退管理)
第32条 システム管理者は，保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室(以下「電算室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても，必要があると認めるときは，同様の措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は，必要があると認めるときは，電算室の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講じなければならない。
(電算室の管理)
第33条 システム管理者は，外部からの不正な侵入に備え，電算室に施錠等の措置を講じなければならない。
2 システム管理者は，災害等に備え，電算室に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第7章 業務の委託等
(業務の委託等)
第34条 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講じなければならない。また，契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には，委託先において，番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて，あらかじめ確認しなければならない。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には，委託を受けた者において，本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
5 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には，委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第35条 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等，安全確保上で問題となる事案が発生した場合に，その事実を知った職員は，直ちに当該保有特定個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。この場合において，情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには，保護管理者は，システム管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行うものとする。
3 保護管理者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，最高総括保護管理者に報告するものとする。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに最高総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 最高総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を市長に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第36条 最高総括保護管理者は，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講じなければならない。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第38条 保護管理者及びシステム管理者は，各課における保有特定個人情報の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に，及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を最高総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第39条 最高総括保護管理者，保護管理者等は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講じなければならない。
第10章 補則
第40条 この訓令に定めるもののほか，特定個人情報の取扱いに関し必要な事項は，別に定める。
附則
この訓令は，平成27年10月5日から施行する。
附則(令和3年4月1日訓令第7号の1)
この訓令は，令和3年4月1日から施行する。