○指宿市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和7年9月8日
訓令第12号
指宿市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程(平成18年指宿市訓令第19号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)に定めるもののほか，戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め，もって戸籍データの適正な管理運営の確保及び戸籍データの保護に資することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと本庁及び支所の戸籍担当課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び別表に掲げる関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク，光磁気ディスク，磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル，端末運用マニュアル，詳細設計書，構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては，戸籍事務の効率化を図るとともに，個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため，戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き，本庁の戸籍担当課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は，戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し，戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は，戸籍情報システムについて，火災，盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 戸籍情報システムに事故が発生したときは，保護管理者は，速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し，市長に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者は，保護管理者を補佐するため，戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き，本庁及び支所の戸籍担当課戸籍主管係長をもってこれに充てる。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は，戸籍データの漏えい，滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍専用端末は，来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配慮しなければならない。
3 戸籍データは，電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また，これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは，不要となった時点で，速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは，法令に定めがあるものを除き，外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は，磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ，持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに，その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等には格納した記録内容が分かるようラベルで明示するなど適正な管理をすること。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払い及び管理については，ラベルの名称，作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を破棄するときは，記録内容を消去し復元不可能な処理を施した上で，焼却，裁断等により処分すること。
(5) クラウドサービスは，戸籍サーバの磁気ディスクの交換及び廃棄を物理的に管理することができないため，データセンターが適切な廃棄を行っていることを証明する外部認証(PCIDSS。以下この条において「外部認証」という。)を取得しているデータセンターを利用することで適切な廃棄が行われていることを担保し，戸籍データの漏えいを防止すること。
(6) 保護管理者は，必要に応じ，外部認証取得の継続性を戸籍管理システム事業者に確認するよう努めること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は，戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は，施錠ができ，持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は，作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは，焼却，裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は，ドキュメントを最新の状態に維持し，適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は，ドキュメントを外部へ持ち出し，複写し，又は廃棄するときは，保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバへのアクセス管理)
第11条 保護管理者は，戸籍サーバへのアクセスに際して，業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワード(以下「ID等」という。)を設定し，付与しなければならない。
2 保護管理者は，遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け，正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は，戸籍情報システム事業者に戸籍サーバ利用に関する履歴を常時記録させ，必要に応じて当該履歴を請求し，利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は，緊急時において，遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け，対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 保護管理者は，戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID等を設定し，付与しなければならない。
2 保護管理者は，遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け，正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は，戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては，緊急時の保守作業においてのみ許可し，当該保守作業に必要な権限を設定したID等を付与するものとする。
4 保護管理者は，戸籍情報システム事業者に戸籍データのアクセスに関する履歴を常時記録させ，必要に応じて当該履歴を請求し，利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は，緊急時において，遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け，対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は，戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め，個別に入出力を制御するID等を設定し，付与しなければならない。
2 戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は，取扱職員が実施するものとする。
3 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録するものとし，利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第14条 戸籍サーバ，戸籍データ及び戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID等を付与された者(以下「ID等付与者」という。)は，当該ID等を他者に漏らすことがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は，ID等の設定，更新，発行，保管等の運用方法を定め，これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は，ID等を当該ID等付与者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は，自己のID等を他人に漏らし，又は使用させてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は，ID等を正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は，戸籍情報システム事業者に対し，必要に応じて次の事項を請求し，取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は，取扱責任者に次の事項を報告させ，常に戸籍情報システムの取扱情報を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 戸籍専用端末の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用状況
(戸籍専用端末の操作)
第16条 戸籍専用端末は，取扱職員でなければ操作することができない。
2 戸籍専用端末は，戸籍事務，戸籍附票及び戸籍関連業務に必要な場合以外に操作してはならない。
3 見出しデータ及び戸籍に関するデータは，戸籍事務，戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き検索してはならない。
(機器，ソフト等の保管)
第17条 保護管理者は，戸籍データの適正な管理を図るため，戸籍情報システムに係る機器，ソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第18条 保護管理者は，戸籍データの機密保持の重要性に鑑み，プライバシー保護に関する意識の高揚及びシステムの安全対策の推進を図るため，訓練計画を策定し，取扱職員に対し年1回以上の教育を実施しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データの適切な保護及び管理を推進するため，戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は，保護管理者が必要に応じて，戸籍データ保護に関する事務について開催するものとする。
3 会議は，保護管理者，取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は，本庁の戸籍担当課において処理する。
附則
この訓令は，令和7年9月8日から施行する。
別表(第2条関係)
戸籍関連事務 | 主な事務詳細 |
附票事務 | ― |
人口動態事務 | ― |
民刑事務 | ― |
証明，通知等事務 | (1) 埋火葬許可証の発行 (2) 不在籍証明の発行 (3) 身分証明書の発行 (4) 要件具備証明書の発行 (5) 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第9条第2項の規定による通知 (6) 相続税法(昭和25年法律第73号)第58条第2項の規定による通知 |