2　起案文書は，回議及び合議に必要な余裕をおいて起案し，必要な審査及び協議の機会が失われないようにしなければならない。

2　文書主管課長は，文書事務の処理状況について必要な調査を行い，その結果に基づいて課長に対し，必要な処理を求めることができる。

2　ファイリングマネージャーは，課の庶務を担当する係長をもって充て，これに事故があるとき，又は課の配置上やむを得ないときは，課長があらかじめ指定する職員がその職務を代理する。

3　ファイリングマネージャーは，課内における文書取扱いの責任者(起案(伺)書(第1号様式)において「文書取扱責任者」という。)として次の事務を処理する。

2　ファイリングクラークは，課の庶務を担当する係以外の各係の係長をもって充てる。

3　ファイリングクラークは，ファイリングマネージャーの事務を補佐するとともに，ファイリングシステムの維持管理に努めなければならない。

2　前項の番号は，同項第1号の文書については暦年，同項第2号及び第4号の文書については会計年度による一連番号とする。

3　課長が文書の内容の種類等に応じ同一番号を用いることが適当と認める文書については，前項の規定にかかわらず，支号簿(第4号様式)により番号を付けることができる。

2　前項第1号の規定により開封した文書に，金券等を同封してあるものについては，封皮にその額等を記載した上，封をして主管課に配布しなければならない。

3　郵便料金又は信書便の役務に関する料金が未払又は不足等の文書は，公務に属すると認めるものに限り，その料金を支払い，収受することができる。

2　前項の規定により受け付けた文書のうち，特に緊急を要すると認められる文書は，文書主管課長に電話連絡をする等適切な方法をとらなければならない。

2　文書主管課長は，原則として定時に総合行政ネットワーク文書の着信の状況を確認しなければならない。

3　文書主管係長は，総合行政ネットワーク文書を受信した場合は，次に定めるところにより処理しなければならない。

4　文書主管係長は，前項第3号の規定により出力を行った当該文書の余白に電子署名付文書印(第7号様式)を押し，主管課に配布しなければならない。

2　主管係長及び担当者は，配布を受けた文書にファイル基準表に定められたファイルコード及び保存年限を記載し，上司の閲覧に供し，その処理について指示を受けなければならない。

2　文書の起案は，次に定めるところにより行わなければならない。

2　公文を作成する際の用紙の規格は，日本産業規格によるA列を使用し，A列4番を標準とする。ただし，次に掲げるものについては，この限りでない。

3　文書は，次に掲げるものを除き，左横書きとしなければならない。

2　その他の公文については，市長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。ただし，文書の性質又は内容により職名及び氏名を記載する必要がないと認められるものについては，市名，市役所名又は職名のみをもってすることができる。

2　市長，副市長及び部長の名を用いる発送文書には，文書の日付の下に括弧書きで取扱担当課名を記載しなければならない。

2　前項の審査は，起案文書の内容について，適正な文書の決定がなされるよう次に掲げる基準により，実施するものとする。

3　前2項による審査の結果，軽易な修正にとどまるものは，修正の上回議し，事案の本質的な修正を要するもの又は改案の必要があるものは，起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

2　機密文書，重要文書その他これらに類する文書は，起案者又は上司が自ら持参して決裁又は決定(指宿市事務決裁規程第2条第4号に規定する決定をいう。次条において同じ。)を受けなければならない。

2　同一部内の他の課に関係のある事案は，主管課長の決裁又は決定を受けた後，他の課長に合議しなければならない。

3　2以上の部に関連のある事案は，所管の部長の決裁又は決定を受けた後，他の部長に合議しなければならない。

4　前条第2項の規定は，合議について準用する。

5　起案文書の合議を受けた者は，起案文書の内容に異議があるときは，主管課長と協議して調整するものとし，協議が整わないときは意見を付しておかなければならない。

6　合議を受けた部，課は，特別の事情のない限り，直ちに事案を処理しなければならない。

2　起案文書に押印することとされている者が不在であり，かつ，事案の処理について緊急を要するときは，起案文書の該当押印欄に「後閲」と記載し，決裁を受けることができる。

3　前項の規定により「後閲」とされた文書は，その不在者の登庁後，速やかに閲覧に供しなければならない。

2　浄書した文書は，決裁文書と厳密に校合して正確を図らなければならない。

2　前項の規定により，公印の押印を省略したときは，原則として当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3　総合行政ネットワーク文書を送信するときは，第1項本文の規定にかかわらず，電子署名を行うものとする。

4　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は，別に定める。

2　施行する文書に公印を押そうとするときは，決裁文書の所定欄に公印取扱者印を押さなければならない。

2　発送文書は，主管課において必要な包装等を行い，あて名及び所管の部・課名を明記し，文書主管課に持参するものとする。

3　大量又は勤務時間外に文書を発送する必要があるときは，あらかじめ文書主管課長に連絡しなければならない。

2　文書主管課には，郵便切手等受払簿(第8号様式)を備え付けるものとする。

3　文書主管課以外の課において，郵便切手若しくは信書便の役務に関する料金の支払のために使用することができる証票であって市長の指定するもの又は郵便葉書を保管する場合は，郵便切手等受払簿を備え付けなければならない。

2　前項の規定により発送する文書は，定刻の1時間前までに文書主管課に提出しなければならない。

2　総合行政ネットワーク文書の発送は，文書主管課で行うものとし，端末機により送信されたときに発送されたものとみなす。

2　前項の処理を終えた完結文書は，主管課において保管するものとする。ただし，議案に係る文書又は規則，訓令，告示若しくは通達に係る文書は，総務課で保管しなければならない。

2　ファイリングシステムの実施方法については，別に定める。

2　ファイリングマネージャー及びファイリングクラークは，前項の規定により作成したファイル基準表について，主管課において保管しているファイル基準表で，その年度内に変更を必要とする事由が生じたときは，その都度訂正しなければならない。

2　未完結文書は，懸案ボックスに収納し，ファイリングマネージャーの指示する事務室内の所定の場所に保管しなければならない。

2　保管文書の移換え及び置換えの期日については，文書主管課長が定める。

2　課長は，前項に規定する期限までに引き継ぐことができないときは，文書主管課長の承認を受けなければならない。

2　文書主管課長は，前項の審査の結果不適当なものがあるときは，課長に対してその修正等を求めることができる。

2　課長は，前項に定める保存年限の種別に応じ，別表第4に定める文書保存年限基準表に基づき，かつ，文書の効力，利用度，重要度，資料価値等を考慮して文書の保存年限を定め，ファイル基準表にしなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず，法令に保存年限の定めのある文書及び時効が成立する間証拠として保存する必要がある文書については，その保存年限は，それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

4　文書の保存年限は，会計年度によるものは処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から，暦年によるものは処理完結の日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

2　書庫内においては火気の使用を禁止し，非常災害時に際し，いつでも持出しができるよう準備しておかなければならない。

2　閲覧取扱者(文書主管課長及び前項の規定により文書主管課長が指定した職員をいう。以下同じ。)は，保存文書の閲覧を差し支えないと認めたときは，鍵借用伺書兼保存文書閲覧伺書中の閲覧取扱者欄に認印を押さなければならない。

3　文書主管課長は，保存文書の閲覧中であっても必要があると認めるときは，いつでも閲覧を中止させることができる。

4　閲覧中の保存文書は，抜き取り，取り換え，又は訂正してはならない。

2　借用取扱者(文書主管課長及び前項の規定により文書主管課長が指定した職員をいう。以下同じ。)は，保存文書の借用を差し支えないと認めたときは，保存文書借用伺書中の借用取扱者欄に認印を押さなければならない。

3　保存文書の借用期間は，15日以内とする。

4　文書主管課長は，保存文書の借用期間中であっても必要があると認めるときは，いつでも返還させることができる。

5　借用中の保存文書は，抜き取り，取り換え，訂正し，又は転貸してはならない。

6　借用した保存文書を返却しようとする者は，文書主管課長の確認を受けなければならない。ただし，文書主管課長は指定した職員にこれを行わせることができる。

7　返却取扱者(文書主管課長及び前項の規定により文書主管課長が指定した職員をいう。以下同じ。)は，保存文書の返却を確認したときは，保存文書借用伺書中の返却取扱者欄に認印を押さなければならない。

2　課長は，保存年限満了文書であっても，保存する期間を延長する必要があると認めるときは，保存期間延長届により，文書主管課長の承認を得なければならない。

(施行期日)

1　この訓令は，平成18年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに，合併前の指宿市文書取扱規程(平成13年指宿市訓令第1号)，山川町文書取扱規程(昭和39年山川町訓令甲第20号)又は開聞町文書処理規程(平成3年開聞町訓令第2号)の規定によりなされた処分，手続その他の行為は，それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

3　この訓令の施行の際，ファイリングシステムが導入されていない山川支所及び開聞支所における文書の整理，保管，保存及び廃棄については，ファイリングシステムが導入されるまでの間に限り，合併前の山川町又は開聞町の例による。

この訓令は，平成18年4月1日から施行する。

この訓令は，平成19年4月1日から施行する。

(施行規則)

1　この訓令は，平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際，改正前の指宿市文書取扱規程に規定する様式により作成されている用紙は，当分の間，必要な調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は，平成20年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

2　この訓令の施行の際現にある改正前の様式による用紙については，当分の間，必要な調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は，平成21年3月2日から施行する。

(様式に関する経過措置)

2　この訓令の施行の際現にある改正前の様式による用紙については，当分の間，必要な調整をして使用することができる。

この訓令は，平成21年4月1日から施行する。

この訓令は，平成22年4月1日から施行する。

この訓令は，平成23年4月1日から施行する。

この訓令は，平成23年10月1日から施行する。

この訓令は，平成24年4月1日から施行する。

この訓令は，平成24年4月1日から施行する。

この訓令は，平成25年4月1日から施行する。

この訓令は，平成25年7月1日から施行する。

この訓令は，平成26年4月1日から施行する。

この訓令は，平成26年4月1日から施行する。

この訓令は，平成26年10月1日から施行する。

この訓令は，平成27年4月1日から施行する。

この訓令は，平成28年4月1日から施行する。

この訓令は，平成28年4月1日から施行する。

この訓令は，平成28年11月1日から施行する。

この訓令は，平成29年4月1日から施行する。

この訓令は，平成29年4月1日から施行する。

この訓令は，平成30年4月1日から施行する。

この訓令は，平成31年4月1日から施行する。

この訓令は，平成31年4月1日から施行する。

この訓令は，令和元年10月1日から施行する。

この訓令は，令和2年3月31日から施行する。

この訓令は，令和2年4月1日から施行する。

この訓令は，令和2年4月1日から施行する。

この訓令は，令和3年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに，永久保存をしている文書は，この訓令の施行の日から1年を経過するまでの間，永久保存として保存することができる。

この訓令は，令和3年4月1日から施行する。

この訓令は，令和4年1月1日から施行する。

この訓令は，令和4年4月1日から施行する。

この訓令は，令和5年4月1日から施行する。

この訓令は，令和6年4月1日から施行する。